La idea de hacer un informe escrito, una presentación o incluso redactar un correo, nos puede llenar de dudas. Escribir es todo un reto para muchos profesionales con un perfil tan técnico como el de los Ingenieros. Pero tomar en cuenta unas simples sugerencias y ponerlas en práctica puede hacer más fácil comunicarse de manera escrita.
John R. Platt en su artículo Five Ways Engineers Can Improve Their Writing, comparte lo que Richard House, presidente de la IEE Professional Communication Society y coautor de The Engineering Communication Manual, considera son 5 sugerencias prácticas con las cuales los Ingenieros podemos sentirnos en confianza al comunicarnos de manera escrita.
1. Identificar a su audiencia
Antes de empezar a escribir, debemos considerar a quién nos dirigimos y quién leerá nuestro trabajo o mensaje escrito. ¿Es otro ingeniero, es nuestro gerente, es un cliente, o es alguien más?
“Analizar las necesidades de su audiencia es un proceso tan técnico como cualquier otro reto de ingeniería”, dice R. House. Pero entender el nivel de conocimientos técnicos de nuestra audiencia, su rol dentro de la organización y qué información ellos necesitan conseguir de nuestro trabajo nos ayudará a elaborar una mejor comunicación escrita.
2. No detenerse en los pequeños detalles
“Preocuparse mucho por la gramática y las técnicas de redacción pueden distraerlo de los aspectos críticos de su argumento”, dice la profesora Jessica Livingston, profesora asociada de inglés en Rose-Hulman.
Una vez identificada nuestra audiencia, simplemente empecemos a escribir. Permita que sus ideas fluyan. “No se preocupe si ha conseguido cada palabra o puntuación correcta a la primera vez”, advierte Livingston. Empiece a editar su mensaje sólo después de terminar su primer borrador.
“No importa en qué campo trabajen, escribir es probablemente una parte importante en las tareas diarias de todo Ingeniero”. Richard House.
3. Haga una revisión con mente fresca
“Siempre recomiendo a las personas darse un tiempo lejos del documento que están redactando”, dice Livingston. Eso puede ser una dificultad si estamos cerca a la fecha de entrega de nuestro trabajo, pero tomarnos un receso o incluso unas horas, dice ella, nos permitirá hacer una revisión con mente fresca. Nos permitirá esclarecer los puntos que estamos tratando de comunicar, seleccionar y eliminar las ideas repetidas o redundantes, encontrar errores y corregirlos, dice ella.
También es recomendable consultar con un colega experimentado [o nuestros pares] y solicitarle sugerencias. Hacer que alguien revise nuestro trabajo puede revelar aspectos que necesitan aclararse o requieran más detalles en nuestra comunicación escrita.
4. La lectura es esencial
House y Livingston recomiendan tanto y tan ampliamente la lectura a los Ingenieros como sea posible. House sugiere leer artículos periodísticos, publicaciones en blogs y novelas para aprender diferentes técnicas de comunicación mediante ilustraciones e historias.
Esta estrategia amplía nuestra perspectiva y vocabulario, pero también ayuda a entender cómo diferentes autores escriben para su audiencia. El revisar otros trabajos de ingeniería permite identificar cómo comunicar ideas similares.
5. La práctica hace la perfección
La fórmula es simple: Cuanto más escribas, mejor serás. “Escribir es una habilidad que se puede practicar y mejorar”, dice Livingston. “Se hace mejor y más fácil con el tiempo”, agrega House. Incluso se puede aprender a disfrutarlo. Muchos Ingenieros encuentran que con la practica realmente pueden hacerse bastante buenos en la comunicación escrita. Aunque muchos ingenieros pueden sentir que escribir no es una parte importante de su trabajo, “[comunicar de manera escrita] es clave para tener éxito en su campo”, dice House.
Esta publicación tiene como fuente el artículo de John R. Platt titulado Five Ways Engineers Can Improve Their Writing.
Finalmente:
¿Puede usted sugerir otras maneras en las que los Ingenieros podemos desarrollar la habilidad de comunicación escrita?
Fuente: https://bit.ly/3IiB2qh
